Role
Bei Hive Robotics arbeiten rund 30 Menschen an Kommunikationssystemen, die autonome Schwärme in der Luft, an Land, auf See und im All verbinden. Damit sich unser Team voll auf die Technologie konzentrieren kann, brauchen wir jemanden, der das Unternehmen dahinter zusammenhält: das Office, die Abläufe und die kleinen und großen Momente im Team.
Du bist die erste Anlaufstelle in unserem Münchner Office, für Gäste, Dienstleister und das Team selbst. Du erkennst, was gebraucht wird, bevor jemand fragt, und verbesserst Abläufe, statt sie nur zu verwalten. Wenn sich Prioritäten schnell ändern, bleibst du der ruhige Pol. Weil wir in einem sicherheitsrelevanten Umfeld arbeiten, sind Vertrauen und Diskretion zentral für diese Rolle.
Die Rolle ist bewusst als Teilzeitstelle mit 25 Stunden pro Woche angelegt, denn genau so viel braucht ein gut organisiertes Office in unserer Größe.
Responsibilities
Was du bewegst
Office & Workplace
- Du verantwortest den Office-Betrieb: Ausstattung, Facility und die Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Hausverwaltung.
- Du empfängst Gäste, Kund:innen und Bewerber:innen und sorgst für ein professionelles Besuchermanagement.
- Du behältst den Überblick über Schlüssel, Zugangskarten und Equipment.
Arbeitssicherheit
- Du koordinierst Schulungen für Ersthelfer:innen und Brandschutzhelfer:innen und behältst im Blick, dass wir jederzeit ausreichend ausgebildete Personen im Office haben.
- Du organisierst die regelmäßigen Sicherheitsunterweisungen und dokumentierst sie sauber.
- Du hältst Prüftermine nach, etwa für Feuerlöscher und elektrische Geräte, und sorgst dafür, dass Erste-Hilfe-Material und Fluchtwegpläne aktuell sind.
Team & Kultur
- Du planst Team-Events und Offsites und koordinierst Termine und Reisen.
- Gemeinsam mit People & Culture sorgst du dafür, dass neue Kolleg:innen am ersten Tag startklar sind (Arbeitsplatz, Zugänge, Equipment) und Offboardings sauber abgeschlossen werden.
Finance Operations & Prozesse
- Du sorgst dafür, dass Eingangsrechnungen und Reisekostenbelege vollständig und pünktlich in unseren digitalen Tools landen, und unterstützt bei der KI-gestützten Vorkontierung.
- Du findest manuelle Abläufe und machst sie einfacher, zum Beispiel mit Automatisierungen in Microsoft 365.
Mit wem du arbeitest
- Das ganze Team, vor allem Engineering: Du unterstützt bei der Organisation von Reisen zu Kundenterminen und Tests, nimmst Lieferungen im Office entgegen und sorgst dafür, dass Arbeitsplätze und Ausstattung passen.
- People & Culture: Onboarding-Logistik, Team-Events, Kandidat:innen vor Ort.
- Finance: Rechnungen, Belege, Reisekosten.
- IT: Zugänge, Hardware, Zutrittsmanagement.
- Geschäftsführung und Leadership: Termine, Gäste, Offsites.
Was diese Rolle nicht ist
- Keine Vollzeitstelle: Die Rolle ist bewusst auf 25 Stunden angelegt.
- Keine persönliche Assistenz für eine einzelne Person: Du arbeitest für das ganze Team.
Requirements
Was du mitbringst
- Erfahrung in Teamassistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Rolle, idealerweise im Startup- oder Tech-Umfeld
- Eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise und ein Auge fürs Detail
- Eigeninitiative: Du erkennst, was zu tun ist, und ziehst es durch
- Ein freundliches, souveränes Auftreten und Freude daran, anderen den Rücken freizuhalten
- Fließendes Deutsch in Wort und Schrift und sehr gutes Englisch (mind. B2), da im Team viel auf Englisch läuft
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
Ein Plus
- Eine Ausbildung als Ersthelfer:in oder Brandschutzhelfer:in, oder die Bereitschaft, sie bei uns zu machen
- Erfahrung im Defence-, Sicherheits- oder Industrieumfeld
- Erfahrung mit digitaler Belegverarbeitung oder HR-Tools wie Personio